איך תתכוננו לשיפוץ המשרד שלכם???
הגעתם להחלטה שהגיע הזמן לשפץ ולחדש את העסק שלכם ולהפוך חלומות ותכניות על הנייר למציאות. קבלו את עשרת העוגנים שיעזרו לכם להתכונן הכי נכון ומדויק שיש לקראת השיפוצים הבאים, אם תיישמו את כולם, השיפוץ יהפוך לחוויה קצרה יותר, זולה יותר וכן, גם נעימה יותר.
וכיפית, כבר אמרנו?
החליטו מה היקף השיפוצים
עוד לפני שיוצאים לדרך חשוב שתחליטו מהו היקף השיפוץ שתרצו לעשות? האם תרצו לשפץ אלמנטים שיוכלו להשתלב בשגרת העבודה במשרד כמו למשל החלפת הריצוף בשירותים או במטבח של המשרד או שיפוץ כללי כמו הזזת קירות ושדרוג תשתיות המחייב חלל ריק.
תבחרו נכון!
הדבר הקריטי ביותר עוד לפני שיוצאים לדרך היא לבחור את אנשי המקצוע המתאימים ביותר – אנשי מקצוע מנוסים ובעלי ניסיון רב בתחום השיפוצים ולא פחות חשוב שיהיה לכם חיבור טוב איתם כי הם ילוו אתכם לתקופה הקרובה. הם צרכים להיות בעלי הסכמה ותעודות וכמובן שעליכם חלה החובה לעשות תחקיר ולבדוק את הרקע שלהם, האם הלקוחות שלהם מרוצים והאם הפרויקטים שעשו מתכתבים עם הפרויקט שלכם. בקיצור – כדאי לבדוק את הקבלן היטב ולראות שהוא צ׳ק עם כיסוי.
ביטוחים
הקפידו ובדקו שלקבלן השיפוצים שלכם יש ביטוח צד ג׳ וביטוח חבות מעביד יעניק כיסוי ביטוחי למקרה בו חלילה מישהו מהעובדים ייפצע.
תקציב ברור ומפורט
בחלק גדול מהמקרים ישנה חריגה תקציבית בעת השיפוצים ולכן צאו לדרך עם תקציב מפורט ומדוקדק ואף פרטני שמפרט את הכמויות, סוגי חומר ויורד עד לפרטים הקטנים, לא פחות חשוב זה לשריין תוספת של 20% בנוסף לתקציב למען הוצאות בלתי צפויות.
חוזה מפורט וחתום
לא יוצאים לדרך בלי חוזה חתום בו מפורטת כלל עבודת השיפוצים כולל חומרים, כמויות, עלויות, לו״ז ואף קנסות בגין אי עמידה ביעדי השיפוצים. זה יחסוך לכם וויכוחים רבים ועגמת נפש מיותרת. בחוזה אף ציינו מי לוקח אחריות ועל מה, פירוט מדויק של כל ההיבטים הקשורים למידת אחריותו של הקבלן על העבודה – על מה הוא אחראי ועל מה לא.
שפצו בשלבים!
היתרון של שיפוץ בשלבים הוא שהעסק יכול להמשיך ולפעול כרגיל כי הרי העסק שלכם חייב לעבוד גם בזמן השיפוצים. לכן, כדאי מראש לתכנן את עבודת השיפוצים ולתחום אותה לפי חללים כדי לא להשבית את העבודה במקום. חדשו את העסק בשיטת הביזור אגפים - תכננו את השיפוץ באופן כזה שבשעה שמתחם אחד נמצא בשיפוצים שאר המתחמים פנויים וראויים לעבודה.
תכנון לו״ז
עמידה בלו״ז קריטית ביותר כשמדובר במשרד ובעסק שלכם. לכן תכננו לו״ז מדויק הכולל את סדר עבודת השיפוצים ואת סדר הכניסה של בעלי המקצוע השונים לאתר, וודאו כי כל בעלי המקצוע הנדרשים לשיפוצים שלכם סגורים מראש על מנת שהם יגיעו בזמן.
בחרו את העיתוי הנכון
לפני שסגרתם על תאריכי השיפוץ כדאי לבחון היטב את העיתוי שלו ומועד התחלתו. אם למשל מדובר בתקופה כמו סיום שנה, ספירת מלאי, סגירת חודש אזי שמדובר התקופה שלא ממש מתאימה לשיפוצים שלכם, בקיץ ובחגי ישראל מחירי השיפוץ עולים אז אולי כדאי להתחיל דווקא בחורף? בחרו את הזמן שימזער את הפגיעה בהתנהלות העסק שלכם.
תהיו נוכחים!
בין אם יש מנהל עבודה, קבלן אדריכל ומה לא, אתם חייבים לגלות נוכחות ולהיות בשטח משך כל עבודת השיפוצים. תהיו מעורבים, תבקרו במשרד או באזור השיפוצים על בסיס יומי ובכך תוכלו לפקח ולתת את הטון על המתרחש במשרד שלכם.
שיפוץ ככלי לשיפור היחסים עם העובדים
עבודות השיפוצים יכולים להעצים את הקשר שלכם עם העובדים בארגון, תוכלו לערב אותם בתהליך קבלת ההחלטות לגבי השיפוץ ועיצוב המקום ולגבי השינויים הצפויים במשרד. אל תהססו להעלות לדיון נקודות מחלוקת שונות ואף לערוך הצבעה במקום כדי שהם ירגישו כחלק בלתי נפרד מהתהליך, עובד מרוצה ומעורב יגיע למשרד מסופק, יעיל ומרוצה.